Kako raditi od kuće – DRUGI DIO

U ovoj situaciji izazvanoj pandemijom korona virusa koja je zahvatila čitav svijet te i naša područja, veliki broj ljudi i kompanija u potpunosti je moralo da promijeni svoje navike, prakse, način života i rada. Pred nama su veliki izazovi, sve ono što smo poznavali i što je bio naše svakodnevne rutine se bukvalno preko noći promijenilo i nagnalo nas da iz korijena promijenimo to kako radimo, interakciju sa ljudima, dnevnu brigu o djeci, kupovne navike, kako provodimo praznike i odmore. U želji da vam olakšamo rad i život u ovakvoj situaciji za koju je izvjesno da će potrajati još neko vrijeme, donosimo par blog objava sa praktičnim savjetima rada od kuće. Nadamo se da smo vam iole olakšali rad od kuće sa savjetima iz našeg prošlog teksta, a u ovom vam donosimo još praktičnih savjeta i prijedloge korisnih alata za ovakve vrste situacija,  koje smo kao IT kompanija kojoj rad na daljinu/rad od kuće nije stran i sami isprobali – zagarantovano djeluju!

Produktivnost – kako je održavati na najvišem nivou

Rad od kuće  mnogima zvuči primamljivo i izgleda kao da pruža puno prednosti: možete da obavite svašta što inače ne možete dok radite na „normalan“ način, u kancelariji od 8-16h: časkom da odvedete dijete kod doktora, da odete u nabavku, malo odspavate kada vam se prispava, izvede psa i malo i sebe prošetate, i sl. Ovo sve zvuči super a pri tom je i istina, međutim koliko god ovo sve primamljivo zvučalo, to su ipak stvari koje odvlače pažnju i utiču na vaš nivo produktivnosti. Mi vam ne sugerišemo da navedeno prestanete da radite, već vam sa ovim tekstom želimo da pomognemo kako da vaša produktivnost ne trpi i da je držite na dovoljnom nivou kako bi efikasno i izvršavale svoje zadatke i u ovakvim uslovima.

Motivacija

Najveći izazov za rad od kuće predstavlja motivacija – kako se motivisati da radite od kuće kada možete toliko drugih stvari da radite a niko vas ne može u potpunosti kontrolisati, kao u kancelariji 😀. Već smo obradili par praktičnih savjeta o tome kako je bitno da imate poseban kutak za rad kojeg ćete uvijek koristiti i na taj način stvoriti svoju „novu“ kancelariju te i zašto je bitno da unaprijed pravite raspored rada. Nadovezali bi se sa još jednom bitnom stavkom – postavljanje ciljeva sa rokovima. Unaprijed si postavite ciljeve i procijenite potrebni rok za njegovo ostvarenje, u zavisnosti od vrste vašeg posla, prioriteta i dužine ostvarenja ciljeva. Na taj način si stvarate dodatni osjećaj odgovornosti i hitnosti, naročito u slučaju kraćeg roka. Podijelite si radni dan po tzv. varijacijama – ujutro, dok se još razbuđujete i uz prvu jutarnju kafu, aktivnosti mogu da budu čitanje vijesti i mailova,  nakon toga se kreće u akciju za postizanje ciljeva. Neki ljudi bolje funkcionišu prijepodne i mogu više stvari da završe, neki poslijepodne ili čak naveče, sve u skladu sa vlastitim bioritmom i navikama. Ono što je dobro, ipak radite od kuće i velika je prednost da zadatke možete da izvršavate u skladu sa vašim ritmom i preferencijama, a što ne može baš da bude slučaj kada radite „normalno“, iz kancelarije.

Prijedlozi za organizacija rada tima

Mnoge IT i ostale vrste kompanija kojima nije stran rad od kuće ili na daljinu (kako se to uglavnom prije zvalo), koriste razne prakse i alate za što efikasniju komunikaciju u ovakvim uslovima. Metoda rada koja se naročito pokazala praktičnom u slučaju rada od kuće/na daljinu je Agile, poznata metodologija koja se uglavnom primjenjuje u IT kompanijama. Agile pruža fleksibilnost i za radnike ali i za firmu, uz podsticanje inovativnosti i uključenja zaposlenih u brojne procese, naročito kod razvoja novih usluga ili sl. Nije nužno da ga se mora primijeniti u potpunosti, jer iako zvuči jednostavno Agile metodologija je sve drugo nego jednostavna i ima čitav set svojih pravila. Možete proučiti kako to radi poznati Salesforce, čiji je Planet soft ponosni partner i prvi u BiH sa kojima sarađuje ovaj poznati svjetski IT gigant. Ono što je najlakše da se dobro prouči i brzo primijeni su tzv. „daily stand-up meetings“ ili „dailies“. Održavaju se svaki dan u isto vrijeme i u terminu oko kojeg se čitav tim dogovorio, ne traju dugo – najidealnije je da traju oko 15tak minuta, prisustvuju mu svi članovi tima (u ovakvim situacijama može i čitava firma, s tim da bi onda trebali da traju nešto duže), služe da svi članovi tima ukratko kažu šta su postigli dan ranije, šta im je plan da rade taj dan i da li su imali nekih problema i sl. Lako se obavljaju preko nekih od alata za savremenu komunikaciju u uslovima rada od kuće, o čemu ćemo više u produžetku.

Alati za komunikaciju i produktivnost

Brojne kompanije širom svijeta odavno su razvile razne alate i platforme za komunikaciju na daljinu, te neke i sami već odavno koristimo – kao što su npr. aplikacije Viber i WhatsApp a koje omogućavaju i grupno komuniciranje i sl. Međutim, postoji jako puno platformi koje su prikladnije za poslovanje i za učešće većeg broja ljudi u slučaju kada se radi od kuće. Donosimo vam par preporuka iz našeg ličnog iskustva, uz pregled nekih koje su i besplatne dok traje ova situacija.

  • Microsoft Teams – Microsoft-ova aplikacija za komunikaciju uz razmjenu poruka (chat), video pozive i pohranu podataka unutar organizacije. Omogućava kreiranje raznih kanala, radi brže i preglednije komunikacije po pojedinim timovima. Najvažnije je da je ova aplikacija besplatna i dostupna iako nemate Microsoft Office 365 licencu.
  • Slack – nemoguće ga je ne spomenuti s obzirom da na popularnost i rasprostranjenost među kompanijama koje uglavnom praktikuju rad od kuće, te će vam se sigurno svidjeti njegov lijep i intuitivan user interface, lakoća sa kojom se koristi te besplatna verzija koja pruža dosta mogućnosti. Nešto starije će pri prvom kontaktu podsjetiti na irc cliente.
  • Zoom, Google Hangouts, Skype – odlične platforme za laku, brzu i video konekciju sa vašim timom ili kolegama, koje nisu i tako nepoznate a u ovoj kriznoj situaciji neke pružaju i besplatne dodatne napredne opcije.
  • Standardne alatke za projektni menadžement za IT firme, kao što su Jira, Redmine, Git – ukoliko ih dosada niste koristili, probajte ako ste IT-jevac. Za ostale „obične“ smrtnike neće pružiti puno koristi 😀.
  • Najpopularniji alati za produktivnost i praćenje statusa projekata, izvršenja zadataka i sl. svakako su Trello, Asana i BaseCamp, te je stvar ličnih preferencija koju da koristite. Sve one pružaju odlične preglede svih otvorenih projekata, pratećih zadataka i aktivnosti, ispunjenjenje rokove, a mi u Planet softu koristimo BaseCamp.
  • Kao alat za kombinaciju komunikacije i produktivnosti, mi u Planet softu koristimo platformu Quip (od Salesforce), koja nudi besplatnu opciju za vrijeme trajanja ove krize a koja nudi razne vrste online dokumenata i komunikaciju sa timovima na jednom mjestu, kako bi saradnja na daljinu bila što jednostavnija i efikasnija.

Postoji još jako puno odličnih platformi ili aplikacija koje su u sve većem broju dostupne i kao besplante dok traje ova kriza i svakako bi ih mogli navesti još puno, te biste ovaj tekst morali da čitate danima 😀. Naveli smo one koje su dokazane i iz našeg iskustva jako dobre, a pregled velikog broja takvih aplikacija, koje nude besplatne opcije ili su inače besplatne, te uz pojašnjenja za šta se mogu korisiti možete dodatno da pročitate ovdje.

Photo credit: house PNG Designed By shivangi0k from <a href=”https://pngtree.com/”>Pngtree.com</a>